“Esta reunión podrÃa haber sido un mail”
Esta frase es una nota de humor recurrente del mundo laboral, en época pandémica como en la nueva normalidad, en la cual las incesantes reuniones de Zoom, Google Met, etc., forma parte de la rutina en casi todas las actividades laborales.
Pocos estarÃan en desacuerdo con el hecho de que tenemos demasiadas reuniones de trabajo, y muchas de ellas mal programadas y menos productivas. ya que restan tiempo para realizar labores diarias de la actividad de la empresa. E n 2020, las plataformas de servicios de videoconferencias batieron el récord de 2,7 mil millones de minutos de reuniones virtuales.
Se ha demostrado que estos encuentros reducen la motivación e incrementan el estrés. De hecho el 45% de los trabajadores se sienten agobiados y el 47% opinan que no son realmente productivas.
El malogrado cofundador de Apple, Steve Jobs, célebre por su mente práctica y sentido común, sabÃa qué reuniones habÃa que tener y las que eran necesarias, y de él hemos tomado las tres reglas inspiradas en su metodologÃa para ser más eficientes con las reuniones:
Lista de invitados corta, entre tres y seis personas
La razón de esta regla es que cuantas más personas participen, menos productiva es. Muchas voces suele convertirse en un mar de ruido y casi con seguridad el resultado no será satisfactorio.
Otro punto clave es cual será el papel de cada persona en la reunión. Si no quieren o no pueden contribuir, es aconsejable que no participen, se les puede enviar una grabación después de la reunión.
Que la agenda sea breve, no más de tres puntos
El objetivo es concentrarse e ir al punto. El tiempo es oro. La recomendación es asegurarse de que los tres puntos a debatir estén conectados con el propósito principal de la reunión y con la recomendación de ser breve en las exposiciones y debates.
La duración de la reunión no deberÃa superar los 30 minutos
Si es más extensa, termina siendo una pérdida de tiempo. La capacidad de atención del ser humano es limitada, y no se puede sostener una conversación con largo tiempo de duración, es aconsejable agrupar la información clave en fragmentos de uno o dos minutos.
Para determinar si una reunión es necesaria, nos haremos tres preguntas:
1.- ¿Esta reunión requiere comentarios o es solo informativa?
2.- Si necesito comentarios, ¿una reunión es el método más eficaz de obtenerlos?
3.- ¿Una reunión aporta algo que un mail no proporciona?
Si la respuesta a todas es no: Quizás sea mejor enviar un mail.