3 Reglas Para Reuniones de Trabajo Eficientes

“Esta reuni贸n podr铆a haber sido un mail”

 

Esta frase es una nota de humor recurrente del mundo laboral, en 茅poca pand茅mica como en la nueva normalidad, en la cual las incesantes reuniones de Zoom, Google Met, etc., forma parte de la rutina en casi todas las actividades laborales.

Pocos estar铆an en desacuerdo con el hecho de que tenemos demasiadas reuniones de trabajo, y muchas de ellas mal programadas y menos productivas. ya que restan tiempo para realizar labores diarias de la actividad de la empresa. E n 2020, las plataformas de servicios de videoconferencias batieron el r茅cord de 2,7 mil millones de minutos de reuniones virtuales.

Se ha demostrado que estos encuentros reducen la motivaci贸n e incrementan el estr茅s. De hecho el 45% de los trabajadores se sienten agobiados y el 47% opinan que no son realmente productivas.

El malogrado cofundador de Apple, Steve Jobs, c茅lebre por su mente pr谩ctica y sentido com煤n, sab铆a qu茅 reuniones hab铆a que tener y las que eran necesarias, y de 茅l hemos tomado las tres reglas inspiradas en su metodolog铆a para ser m谩s eficientes con las reuniones:

Lista de invitados corta, entre tres y seis personas

La raz贸n de esta regla es que cuantas m谩s personas participen, menos productiva es. Muchas voces suele convertirse en un mar de ruido y casi con seguridad el resultado no ser谩 satisfactorio.

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Otro punto clave es cual ser谩 el papel de cada persona en la reuni贸n. Si no quieren o no pueden contribuir, es aconsejable que no participen, se les puede enviar una grabaci贸n despu茅s de la reuni贸n.

Que la agenda sea breve, no m谩s de tres puntos

El objetivo es concentrarse e ir al punto. El tiempo es oro. La recomendaci贸n es asegurarse de que los tres puntos a debatir est茅n conectados con el prop贸sito principal de la reuni贸n y con la recomendaci贸n de ser breve en las exposiciones y debates.

La duraci贸n de la reuni贸n no deber铆a superar los 30 minutos

Si es m谩s extensa, termina siendo una p茅rdida de tiempo. La capacidad de atenci贸n del ser humano es limitada, y no se puede sostener una conversaci贸n con largo tiempo de duraci贸n, es aconsejable agrupar la informaci贸n clave en fragmentos de uno o dos minutos.

Para determinar si una reuni贸n es necesaria, nos haremos tres preguntas:

1.- 驴Esta reuni贸n requiere comentarios o es solo informativa?

2.- Si necesito comentarios, 驴una reuni贸n es el m茅todo m谩s eficaz de obtenerlos?

3.- 驴Una reuni贸n aporta algo que un mail no proporciona?

Si la respuesta a todas es no: Quiz谩s sea mejor enviar un mail.